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Mise à jour du livre des minutes


Saviez-vous que toutes les sociétés par actions sont tenues de posséder un livre des minutes, de le conserver en lieu sûr et de l’actualiser? Le livre de société, aussi appelé le livre des minutes ou registre des procès-verbaux, est le recueil des documents statutaires de la société (le certificat de constitution ainsi que la description du capital-actions, les procès-verbaux des administrateurs, les procès-verbaux des actionnaires, les règlements généraux, le registre des administrateurs, le registre des actionnaires, etc. Il est obligatoire de le tenir à jour.

« La société est une créature artificielle, créée sur papier. Être fictif, elle ne pose pas elle-même d'actes, mais elle n'en est pas moins engagée par ceux de ses représentants. Toute sa structure, tant pour ses membres qu'aux yeux des tiers, n'a d'existence concrète que celle qui figure dans des écrits. Et la société n'a pas de voix propre pour dire : "mes actions sont réparties entre Untel, Untel et Untel", ou "j'autorise Untel à me représenter dans un tel contrat". Bien sûr, les représentants de la société parlent pour elle; mais pour que leur voix soit effectivement celle de la société, il faut que cette dernière la reconnaisse, qu'elle admette être liée par elle. Sinon, qu'est-ce qui empêcherait tout individu de se prétendre actionnaire ou représentant autorisé d'une compagnie? Ces allégations seraient impossibles à vérifier. C'est ici qu'interviennent les livres et registres de la société. En y consignant tous les renseignements pertinents à la structure et aux opérations de la société, on arrive à donner de la société une image nette : on trace des contours précis à cette personne artificielle, et on rend presque tangible sa substance. » Extrait du livre La société par actions au Québec, les aspects juridiques aux Éditions Wilson & Lafleur par Mes Martel et Martel [2011]